Ок. Пара советов:
1. Структура архива (при правильной организации работы) должна быть удобной в первую очередь для двух вещей:
- складывание документов (чтобы при создании нового документа не приходилось выбирать из 15 веток на 7 уровнях вложенности, куда его положить то)
- разделение прав доступа (чисто админская функция).
Дело в том, что при реальной (хорошо организованной) работе в TCS именно из архива документы, как показывает опыт, практически никогда никто не открывает. Намного удобнее открывать нужные документы из проекта, из спецификации, из техпроцесса, из структуры изделия и т.п. Т.е. архив как таковой служит в основном для физического хранения той части информации, которая является файлами. А для упорядочивания этого всего служит хорошо структурированная информация в базе (справочники, состав, техпроцессы и т.д.), к которой эти документы относятся. По большому счету, для удобства работы - практически без разницы какая структура архива и какие там папки с подпапками. Главное, чтобы права удобно было разделять. Чем меньше папок и проще структура - тем лучше.
2. Создавайте разделы верхнего уровня ("архивы"), исходя из п.1. Например:
- КД - всем конструкторам право на создание документов, всем технологам - только на просмотр.
- ТД - наоборот.
- Нормативная документация - на создание документов права только службам, котооые ответственны за наполнение и актуализацию НД (например, КТОС), на просмотр - всем.
и т.д.
Внутри разделов создавайте папки для того, чтобы разделять документы разные по своему смыслу. Например, "3D модели", "записки", "фотографии и эскизы", "программы ЧПУ" и т.д. Но не делайте слишком развесистой структуры. Вот плохой пример (видел на одном заводе): завели архив КД, в нем создали кучу папок по изделиям, в нем - в каждой папке подапки: "модели Solid Edge", "модели Компас", "Чертежи", "Извещения", "Служебные записки" и т.д. Ужасная структура архива. И главное абсолютно бесполезная. Не делайте так никогда ;)
Чтобы разделить права доступа внутри одного архива, например чтобы конструкторы одного проекта не правили детали другого проекта, чтобы конструктор одного бюро не мог случайно испортить модель конструктора из другого бюро, даже если статус позволяет редактировать, чтобы ОТИЗ правил только свои документы, а КТОС - только свои - просто разделите пользователей по рабочим группам. И всё.
3. НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ не воспроизводите в архиве структуру изделий. Это делать не только не нужно, но и категорически вредно.
Во-первых, как уже говорили выше, для структуризации намного лучше подходит структура изделия, спецификации, технологии и т.д. к чему эти документы относятся, нежели архив.
Во-вторых, порядка больше не станет всё равно. Представьте если у Вас деталь входит в множество изделий. Сложить Вы ее модель естественно сможете только в одно место. В какое? Замучаетесь потом искать.
В -третьих, нереально усложните структуру архива. Чтобы что-нибудь в него просто положить - это будет целое дело. Талмуд инструкций придется писать :).
Это самое простое, что касается имено архива. Касательно документаоборота и управления состояниями документов - отдельная песня ;).
Соответственно по Вашему примеру:
Создайте Архив "Нормативная документация".
Внутри создайте папки: ГОСТ, ОСТ, СТП и т.д.
Дайте к нему доступ на создание документов работникам своих двух отделов, которые за это отвечают. А всем остальным на просмотр. Работников этих отделов соответственно разделите по разным рабочим групапам. И вперед!
