Учёт физических копий документов

Учёт копий следует реализовывать в "Складском учёте" - запрос как расчётный документ, выдача копий проводится учётным документом. Каждая копия учитывается как товарно-материальная ценность (ТМЦ), т.е. сколько выдано, кем, кому, когда и пр. Есть уже достаточно серьёзные наработки в этой области.

Как только изучите поподробнее задачи которые стоят, то станет понятно, что всё не так примитивно, как кажется вначале. На эти грабли мы уже наступали. Если нам говорят давайте сделаем попроще и подешевле - лицензии ДОК. У нас тут всё просто. Мы делаем. Люди осваивают, и после им требуется ещё добавить функционала, что то усложнить. И выходит, что архив не предназначен для этого. Это учётная задача, такая же как и задача производственного учёта. Проще намного конечно, но из той же оперы.
Вот смотрите:
1.Вопрос получения копий - кто их изготавливает, хорошо если тот же отдел, а если часть на стороне (широкоформатные чертежи например и пр.)
2. Вопрос приёма подлинника - кто сдал и когда, кто принял... Это только до поры, до времени не важная задача. Дальше это может понадобится.
3. Вопрос передачи копий в подразделения - кто, сколько, когда сдал и кто принял. Что делать при утере копий?
4. Аннулирование предыдущих версий документов, кто и когда это сделал, и кто виноват в том, что в производстве не правильная версия - т.е. без изменений. Как учитывать замену копий при выпуске извещений и новых версий документа, как понять актуальная ли копия в подразделении? А если сторонний аудит - нужна инвентаризация? Что, где когда...
5. Печать дополнительных копий, и изменение числа учтённых копий в учётной точке (в подразделении), для каких целей копия предназначена (контрольная, копия технолога и пр.).
6. А если в получателях копий сторонние организации?
Ведение журналов инвентарного учета, с разными изготовителями и получателями копий, в том числе и там и там - сторонними организациями. А если ещё есть зарубежные партнёры? Вот то что решаем мы. Если у вас всё проще, это не значит, что вы сможете обойтись тем что дает архив.

Хотите попробовать пройти этот путь заново, и набить свои шишки - удачи вам! Потом расскажете.
Даже на небольшом предприятии заморочек будет много. А разработчики системы решают задачу в прицеле на всех клиентов.
Что касается обучения тётушек-архивариусов, то они на везде. И все обучаются, скройте лишние кнопки- оставьте только нужное. А лучше написать свои формы на API.

Возможно Вы правы, как специалист, пытающийся приспособить ПО к нуждам архива. С точки зрения работника архива есть ГОСТ 2.501-88 и решение по соблюдению его требований должно быть простым как Exel, поскольку описанная там карточка учёта документов используется только в архиве и нигде более (в отличии от номенклатуры). Одно из таких простых решений описано тут: http://www.appius.ru/products/1c_pdm/el … rchive.php. Ни в коем случае не хочу хвалить Appius (они ещё дети в вопросах PDM), но данный вопрос решён у них правильнее.