Почтовые сообщения в документообороте

Я так понимаю под "проведением" подразумевается электронное согласование документа между работниками предприятия?
Если так, то в этом случае не совсем понятно, как они могут все добавляться (пользователи) если за список получателей сообщения при согласовании документов отвечает "переход" в "способе обработки" в котором можно указать роль человека который получает сообщение при изменении статуса соответствующего документа. Или у вас роль "согласующего" имеют 20 человек?
Если действительно, работников с ролью "согласующий" человек 20 и не хочется, чтобы они все получали сообщение при согласовании любого документа, то можно использовать не обобщенную роль, а более конкретные, так например - "согласующий ТП", "согласующий КД" и т.д.

Проблем как я вижу 2:
1. После разработки инженером-конструктором документ уходит начальнику бюро на проверку и подписание. Получение данного сообщения начальниками отделом в этом случае не нужно.
2. При создании извещения об изменении, данное изменение касается нескольких отделов, в этом случае, сообщение необходимо переслать начальникам отделов.

Сразу очевидно, что у документа из п.1 и из п.2 будут разные способы обработки.

В п.1 - При выполнении перехода - "Разработал" (подпись конструктора) выполняется обязательное действие: "Пересылка сообщения об этом событии Иванову И.И." (роль которого, например "Начальник бюро")
В п.2 - Разработка (подпись конструктора) -> Пересылка сообщения об этом событии Петрову, Сидорову, Морозову (роль которых "Начальники отделов")

P.S.
Если нужно в пункте 2 (при согласовании ИИ), чтобы сообщение получил и начальнику бюро, но необходимо указать, что сообщение пойдет еще и человеку с ролью "Начальник бюро".
Т.е. будет 2 обязательных действия. 2 рассылки в этом случае.

Судя по вашему описанию, по которому я давал ответ, структуру у вас следующая - бюро с начальником, в него входят отделы, и у каждого (отдела) свой начальник.

Не так ли?

Хорошо, разберем и для данного случая -
Отдел состоит из нескольких бюро. В каждом бюро свой начальник. У отдела начальника нет. Так?

Так вот, в данном ситуации разница с предыдущем решением небольшая -

1. При согласовании документов разработанных конструктором в бюро №1 (к примеру), они отправляются на подпись начальнику бюро имеющего роль "Согласующий от бюро №1"

2. При согласовании извещений об изменении они отправляются на подпись каждому из начальников, которые имеют роль "Согласующий от отдела".

В принципе и все.

В данном случае каждый начальник бюро имеет минимум две роли - "согласующий от бюро №..." и "согласующий от отдела"
Для документов разрабатываемых в каждом бюро должен быть свой способ обработки (чтобы начальники других бюро не получали сообщений), ну а для ИИ способ обработки един.
Что касается разных рабочих групп - тут нужно хорошо продумать, кто куда входит и как их организовать, т.к. может получиться такая ситуация, что начальнику бюро придет заявка на согласование ИИ, но на ветку архива где лежит это ИИ, он прав иметь не будет.

Мое видение ситуации такое.

Паш, разбить их не по КБ, а по группам не пробовали? Тогда в "рабочёй группе" TechnologiCS будет только 1 нач.бюро... Хотя и про скрипты ты зря думаешь, что мудрёно  - не сложные оне... Там у вас 5.7 версия? В ней можно сделать скрипт после перехода, пример поискать надо...

А как система реагирует когда кому-то не отсылает сообщения?

По моему опыту, сообщения могут не отсылаться в следующих случаях:

1. Пользователь пытается отправить сообщение самому себе.
   В этом случае, как правило, возникает соответствующая ошибка.

2. Во вложениях прикреплён файл, а файловый сервер по умолчанию удалён или не работает.
   В этом случае возникает ошибка файлового сервера.