Как только изучите поподробнее задачи которые стоят, то станет понятно, что всё не так примитивно, как кажется вначале. На эти грабли мы уже наступали. Если нам говорят давайте сделаем попроще и подешевле - лицензии ДОК. У нас тут всё просто. Мы делаем. Люди осваивают, и после им требуется ещё добавить функционала, что то усложнить. И выходит, что архив не предназначен для этого. Это учётная задача, такая же как и задача производственного учёта. Проще намного конечно, но из той же оперы.
Вот смотрите:
1.Вопрос получения копий - кто их изготавливает, хорошо если тот же отдел, а если часть на стороне (широкоформатные чертежи например и пр.)
2. Вопрос приёма подлинника - кто сдал и когда, кто принял... Это только до поры, до времени не важная задача. Дальше это может понадобится.
3. Вопрос передачи копий в подразделения - кто, сколько, когда сдал и кто принял. Что делать при утере копий?
4. Аннулирование предыдущих версий документов, кто и когда это сделал, и кто виноват в том, что в производстве не правильная версия - т.е. без изменений. Как учитывать замену копий при выпуске извещений и новых версий документа, как понять актуальная ли копия в подразделении? А если сторонний аудит - нужна инвентаризация? Что, где когда...
5. Печать дополнительных копий, и изменение числа учтённых копий в учётной точке (в подразделении), для каких целей копия предназначена (контрольная, копия технолога и пр.).
6. А если в получателях копий сторонние организации?
Ведение журналов инвентарного учета, с разными изготовителями и получателями копий, в том числе и там и там - сторонними организациями. А если ещё есть зарубежные партнёры? Вот то что решаем мы. Если у вас всё проще, это не значит, что вы сможете обойтись тем что дает архив.
Хотите попробовать пройти этот путь заново, и набить свои шишки - удачи вам! Потом расскажете.
Даже на небольшом предприятии заморочек будет много. А разработчики системы решают задачу в прицеле на всех клиентов.
Что касается обучения тётушек-архивариусов, то они на везде. И все обучаются, скройте лишние кнопки- оставьте только нужное. А лучше написать свои формы на API.